Introduction
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Avis de propriété intellectuelle
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Exclusion de responsabilité
RocklandMD n’offre aucune garantie quant à l’exactitude, la pertinence ou la fiabilité du contenu du site Internet, ni en ce qui a trait aux erreurs ou aux omissions qu’il pourrait contenir. En aucun cas l’information contenue sur le site Internet ne peut être interprétée comme étant un avis juridique. RocklandMD décline toute responsabilité quant à l’usage qui en est fait.
Protection des renseignements personnels
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique médicale RocklandMD inc. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment la Clinique médicale RocklandMD inc. recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos Renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos Renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos Renseignements personnels.
La Politique s’applique aux Renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel ou via notre site web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des Renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos Renseignements personnels soient traités conformément à la Politique.
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des Renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos Renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos Renseignements personnels.
Tous les employés et membres du personnel de la clinique ont un rôle important à jouer en matière de confidentialité. Au sein de notre clinique, la personne responsable de supervision de la protection des données est le Dr Fernand Taras.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des Renseignements personnels par courriel au confidentialite@rocklandmd.com ou par la poste au 110-100, chemin Rockland, Ville Mont-Royal, Québec, H3P 2V9.
1. Formation du personnel
Nous formons et sensibilisons les membres du personnel et nos professionnels par le biais des activités suivantes :
- Rappel annuel des obligations en matière de confidentialité; et
- Formations vigilance sur la cybersécurité et la protection des renseignements personnels.
2. Définitions importantes
Dans la Politique, on entend par :
- « Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
- « Renseignement personnel » ou « Renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. Comment allons-nous traiter vos Renseignements personnels
Collecte de Renseignements personnels
Dans le cadre de ses activités, la Clinique Médicale RocklandMD collecte divers Renseignements personnels. Le consentement à la collecte de ces données est obtenu avant la collecte de manière générale. Ledit consentement est fait de manière implicite ou explicite.
La collecte des Renseignements personnels se fait habituellement directement auprès de la personne qui sollicite le service. Dans certaines situations exceptionnelles, les Renseignements personnels peuvent être reçus par un tiers autorisé.
Les Renseignements personnels que nous collections sont notamment :
- Nom et coordonnées;
- Adresse du domicile;
- Adresse électronique;
- Prénom et nom des parents;
- Données démographiques (Genre, date de naissance);
- Renseignement sur la facturation;
- Numéro d’assurances maladie;
- Dossier et notes médicales;
- Résultats d’examen médicaux.
Au moment de la collecte des Renseignements personnels, le personnel de la Clinique Médical Rockland mentionne l’information suivante aux personnes concernées :
- Les fins pour lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
- Les moyens par lesquels le Renseignement personnel est recueilli;
- Les personnes ayant accès au Renseignement personnel;
- Le droit de retirer son consentement à l’utilisation et/ou à la communication du Renseignement personnel.
Il est loisible à tous de ne pas consentir à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de Renseignements personnels en communiquant avec le responsable de supervision de la protection des données à l’adresse mentionnée ci-dessus.
4. Utilisation de Renseignements personnels
La Clinique peut utiliser les Renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour fournir et maintenir notre service médical, y compris pour effectuer des suivis.
- Pour communiquer avec vous par courriel, par téléphone, par SMS ou par d’autres moyens équivalents de communication électronique.
- Pour vous fournir des nouvelles, des offres spéciales et des renseignements généraux sur d’autres biens, services et événements que nous proposons, à moins que vous n’ayez choisi de ne pas recevoir ces renseignements.
5. Accès aux Renseignements personnels
Les Renseignements personnels sont conservés selon des méthodes sécuritaires sur le logiciel approprié en fonction du Renseignement personnel. Les différents logiciels utilisés et leur utilisation sont décrits à la section ci-dessous.
Les accès aux Renseignements personnels des différents logiciels sont restreints aux utilisateurs ayant la nécessité d’y accéder dans l’exercice de leur fonction. Chaque accès est protégé par un mot de passe unique. Tous les accès sont révoqués en temps opportun lorsque la personne n’est plus un employé(e) ou travailleur autonome de la Clinique Médicale RocklandMD inc. La gestion des accès aux différents logiciels est administrée par l’équipe de technologie de l’information.
Nous pouvons partager vos renseignements personnels dans les situations suivantes :
- Avec des fournisseurs de services : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des Fournisseurs de services afin de fournir les services que vous désirez obtenir. Les différents fournisseurs et les mesures de sécurité de chacun d’entre eux sont indiqués à la section 6 ci-dessous.
- Avec des sociétés affiliées : Nous pouvons partager vos Renseignements personnels avec nos sociétés affiliées, auquel cas nous exigerons que ces sociétés affiliées respectent la présente Politique de confidentialité. Les sociétés affiliées comprennent notre société mère et toutes les autres filiales, ou les autres sociétés que nous contrôlons ou qui sont sous contrôle commun.
- Aux tribunaux, aux autorités et autres organismes : Dans certaines situations, nous devons partager des renseignements personnels à votre sujet aux tribunaux, aux autorités chargées d’appliquer la loi et à d’autres organismes. Ce partage peut être obligatoire pour répondre aux demandes, mandats et ordonnances ou encore, pour nous conformer à nos obligations en matière d’assurances.
Les Renseignements personnels en lien avec le dossier médical sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires, selon les règles en vigueur organismes provinciaux de réglementation médicale.
Tous les autres Renseignements personnels sont conservés aussi longtemps qu’ils sont nécessaires en lien avec les lois en vigueur.
Lorsque la conservation de ces Renseignements personnels n’est plus nécessaire, la Clinique Médicale RocklandMD inc. s’assure de les détruire de façon sécuritaire.
6. Quels produits technologiques utilisons-nous
| Nom du logiciel | Nom du fournisseur | Utilité |
|---|---|---|
| Omnimed | Omnimed | Omnimed est un Dossier Médical Électronique (« DME ») qui est utilisé dans le cadre des activités de la Clinique pour les fins de la conservation sécurisée encryptée des Renseignements personnels des patients. Le DME lui-même est hébergé au Québec afin de protéger l’actif informationnel. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Omnimed, veuillez consulter le : https://www.omnimed.com/fr/politique-de-confidentialité |
| Converge | Elavon | Converge est une solution de paiement omnicommerce sécurisée qui permet à la clinique d’accepter des paiements à la clinique, en ligne, par téléphone mobile ou par commande postale / commande téléphonique. Converge utilise un Chiffrement et segmentation en unités des données de paiement pour assurer leur sécurité. Converge est hébergé au Canada afin de protéger l’actif informationnel. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Converge, veuillez consulter le : https://www.elavon.ca/fr-ca/solutions/payment-gateway/converge |
| Dynamics GP | Microsoft | Dynamics GP est un logiciel comptable permettant l’hébergement sécurisé de l’information des fournisseurs, clients et travailleurs autonomes. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Microsoft, veuillez consulter le : https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement |
| Vision 360 | Bluecreek software | Vision 360 est une solution automatisée et sécuritaire de traitement des factures fournisseurs. Vision 360 est hébergé par Weebly, Inc. au Canada. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par Bluecreek, veuillez consulter le : https://www.bluecreeksoftware.com/privacy-acceptable-use-policy.html |
| Centricity™ Opera | GE Healthcare | Centricity™ Opera est un logiciel de gestion des salles d’opération ou de procédure pour les fins de la conservation sécurisée encryptée des Renseignements personnels des patients. Pour en connaître davantage sur la gestion des Renseignements personnels par GE Healthcare, veuillez consulter le : https://www.gehealthcare.ca/fr-ca/about/privacy/privacy-policy |
| Google Analytics Products | Alphabet (Google) | Vous pouvez en apprendre davantage sur Google Analytics Products et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité et ses conditions d’utilisation. |
| Google Advertising products | Alphabet (Google) | Google Advertising Products fait partie du IAB Transparency and Consent Framework et est assujetti à des politiques. Vous pouvez en apprendre davantage sur ce partenaire et sur sa gestion de l’intérêt légitime en lisant sa Politique de confidentialité. |
| META | Vous pouvez en apprendre davantage sur Facebook et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité. | |
| YouTube | Alphabet (Google) | Vous pouvez en apprendre davantage sur YouTube et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité. |
| Mailchimp | Intuit | Vous pouvez en apprendre davantage sur Mailchimp et sur la façon dont cette entité traite les données dans sa politique de confidentialité. |
7. Mesure de sécurité et risques inhérents
Toute plainte concernant la gestion des Renseignements personnels par la Clinique Médicale RocklandMD inc. doit être faite par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@rocklandmd.com ou par la poste à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec les membres du personnel de la Clinique Médicale RocklandMD inc. qui doivent en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
Le délai de traitement est de 45 jours suivant la date de la réception de la plainte ou de la question.
8. Gestion des plaintes
Toute plainte concernant la gestion des Renseignements personnels par la Clinique Médicale RocklandMD inc. doit être faite par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à confidentialite@rocklandmd.com ou par la poste à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec les membres du personnel de la Clinique Médicale RocklandMD inc. qui doivent en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.
Le délai de traitement est de 45 jours suivant la date de la réception de la plainte ou de la question.
9. Application
La présente politique s’applique aux dirigeants, employés, clients, consultants et sous-traitants de la Clinique Médicale RocklandMD inc.
Celle-ci est mise en application pour l’entièreté des Renseignements personnels et données confidentielles que la clinique collecte, gère et utilise.
Dernière mise à jour : 2024-07-02